Als Administrator/-in Ihrer Einrichtung können Sie weitere Anmeldeverfahren für Ihre Veranstaltung konfigurieren, die Lehrende oder Tutoren nicht einstellen können. Ferner können Sie für mehrere Veranstaltungen Ihrer Einrichtung einmalig eine Anmelderegel definieren, die dann für die ausgewählten Veranstaltungen Ihrer Einrichtung gleichsam gilt. Dieses „Muster“ wird in Stud.IP „Anmeldeset“ genannt.

Unter dem Menüeintrag „Tools“ finden Sie im Reiter „Anmeldesets“ die Möglichkeit, erweiterte Anmeldeverfahren zu nutzen und Schablonen, sog. Anmeldesets, anzulegen.

Abbildung 12: Anmeldesets verwalten

An dieser Stelle hatten Sie unter Stud.IP Version 2 Zugriff auf die laufenden Anmeldeverfahren an Ihrer Einrichtung. Diese Übersicht erreichen Sie nun auch an dieser Stelle, indem Sie rechts im Menu unterhalb der Ebene „Navigation“ auf „teilnahmebeschränkte Veranstaltungen“ klicken.

Unter „Aktionen“ haben Sie die Möglichkeit, neue Anmeldesets anzulegen.

Abbildung 13: Neues Anmeldeset anlegen

Geben Sie dem Anmeldeset zunächst im Bereich „Grunddaten“ einen Namen (z.B. Methodenkurse Biologiedidaktik WS14/15). Dann können Sie unter „Sichtbarkeit“ auswählen, ob dieses Anmeldeset nur von Ihnen und Ihren Co-Administratoren verwendet werden darf (Standardeinstellung) oder, ob auch die Dozenten und Tutoren Ihrer Einrichtung dieses Set verwenden dürfen (dann bitte das Häkchen entfernen). Anschießend wählen Sie bitte unter „Einrichtungszuordnung“ aus, ob dieses Set in allen Einrichtungen, in denen Sie als Administrator/-in zugeordnet sind, gelten sollen oder nur in einer oder mehreren bestimmten Einrichtungen.

Im Bereich „Veranstaltungen“ wählen Sie bitte die Veranstaltungen aus, für die die gleiche Regel gelten soll. Wenn Sie sich alle Veranstaltungen Ihrer Einrichtung(en) anzeigen lassen wollen, geben Sie bitte „%%%“ ein. In der anschließenden Trefferliste, können Sie die Veranstaltung auswählen, indem Sie ein Häkchen in der ersten Spalte vor den Titel der Veranstaltung setzen. Sollten Sie ein rotes Ausrufungszeichen nach dem Titel sehen, bedeutet dies, dass bereits eine Anmelderegel definiert wurde. Wenn Sie mit der Maus darüber fahren, erhalten Sie weitere Informationen über das bereits konfigurierte Anmeldeverfahren.

Abbildung 14: Veranstaltungsauswahl im Anmeldeset

Im Bereich „Anmelderegel“ definieren Sie nun bitte die Anmelderegel(n) (siehe hierzu auch 1.2).

Abbildung 15: Anmelderegeln im Anmeldeset

Auf die neuen Regeln „Bedingte Anmeldung“ und „Anmeldung zu maximal n Veranstaltungen“ wird im folgenden Kapitel näher eingegangen.

Sie können im letzten Bereich unter „Weitere Daten“ noch Hinweise für die Teilnehmer/-innen hinterlegen, die auf der Detailseite der Veranstaltung angezeigt werden.

Am Schluss speichern Sie bitte die Eingabe ab. Nach dem Speichern finden Sie im Falle der teilnahmebeschränkten Anmeldung unterhalb der Veranstaltungszuordnung den Button „Ausgewählte Veranstaltungen konfigurieren“. Hier können Sie dann die maximale Teilnehmerzahl eintragen und die Wartelistenoptionen konfigurieren.

Abbildung 16: Einstellung der maximalen Teilnehmerzahl und der Warteliste im Anmeldeset

Geben Sie in der Tabelle die maximale Teilnehmerzahl pro Veranstaltung ein. In der letzten Spalte können Sie die Warteliste ein- und ausschalten sowie die maximale Anzahl an Wartelisteneinträge definieren. Speichern Sie bitte anschließend Ihre Eingaben ab.

Sie finden das Anmeldeset stets unter „Anmeldesets verwalten“, wo Sie es jederzeit über den Editierbutton (Blatt mit Stift) ändern können. Hier können Sie auch die aktuellen Anmeldungen im Set über den Button „Ausgewählte Veranstaltungen konfigurieren“ einsehen und sich von diesem Stand auch eine Liste über den Button „Download“ herunterladen.

Über eine Menge von Bedingungen (z.B. Studienfach, Fachsemester) kann festgelegt werden, wer zur Anmeldung zu den Veranstaltungen eines Anmeldesets zugelassen ist.

Abbildung 17: Einstellung der bedingten Anmeldung

Zunächst können Sie hier auch eine individuelle Rückmeldung für die Studierenden bei einer fehlgeschlagenen Anmeldung einstellen oder den Vorschlag übernehmen (Das „%s“ wird automatisch durch die Bedingung ersetzt, die Sie ganz unten in dem Dialog einstellen.). Ferner können Sie einen Zeitraum angeben, in dem diese Regel gültig ist. Dieser Zeitraum ist NICHT zu verwechseln mit dem Anmeldezeitraum (zeitgesteuerte Anmeldung). Wenn Sie die Gültigkeit dieser Regel über den Zeitraum einschränken, dann wird diese Regel bspw. nach Ablauf des eingestellten Datums nicht berücksichtigt. In vielen Fällen ist es eher sinnvoller, hier keine Daten zu definieren und die Felder nicht auszufüllen.

Am Ende können Sie dann die Bedingung(en) hinzufügen.

Abbildung 18: Bedingungen konfigurieren

Hier können sie nun definieren, welche Studiengangsdaten zutreffen müssen, damit die Bedingung erfüllt ist. Bitte beachten Sie, dass es sich um eine UND-Verknüpfung handelt, d.h. nur, wenn alle Eigenschaften erfüllt sind, ist die Bedingung erfüllt.

Bei einer ODER-Verknüpfung ist es ausreichend, wenn nur eine Bedingung erfüllt ist. Diese können Sie erreichen, indem Sie zunächst eine Bedingung konfigurieren und abspeichern und anschließend eine weitere Bedingung hinzufügen. Wenn Sie z.B. Studierende des Studiengangs „Ernährungswissenschaften“ und „Agrarwissenschaften“ zulassen wollen, müssen Sie zwei Bedingungen definieren (ODER-Verknüpfung). Würden Sie beide Studiengänge in einer Bedingung konfigurieren, dürften nur Studierende in die Veranstaltung, die sowohl Ernährungswissenschaften als auch Agrarwissenschaften (unwahrscheinlich) studieren.

Hinweis: Spätestens mit der Aktualisierung von Stud.IP im Dezember 2014 auf die Version 3 werden die Studiengangsdaten der Studierenden (Abschluss, Studienfach, Fachsemester) verbindlich aus dem Studierendensekretariat übertragen und sind somit verlässlich.

Wenn Sie möchten, dass sich Studierende aus einer Auswahl an Veranstaltung nur zu n Veranstaltungen maximal anmelden können, müssen Sie zusätzlich diese Regel konfigurieren. Diese Regel entspricht der Option „Veranstaltungen gruppieren“ aus der Stud.IP-Version 2. Wird diese Option mit der Anmelderegel „Teilnahmebeschränkte Anmeldung“ kombiniert, so müssen die Studierenden eine Priorität angeben, die bei der automatischen Platzverteilung berücksichtigt wird.

Abbildung 19: Anmeldung zu max. n Veranstaltungen

Zunächst können Sie hier auch eine individuelle Rückmeldung für die Studierenden bei einer fehlgeschlagenen Anmeldung einstellen oder den Vorschlag übernehmen (Das „%s“ wird automatisch durch die Zahl ersetzt, die Sie ganz unten in dem Dialog einstellen.).

Ferner können Sie einen Zeitraum angeben, in dem diese Regel gültig ist. Dieser Zeitraum ist NICHT zu verwechseln mit dem Anmeldezeitraum (zeitgesteuerte Anmeldung). Wenn Sie die Gültigkeit dieser Regel über den Zeitraum einschränken, dann wird diese Regel bspw. nach Ablauf des eingestellten Datums nicht berücksichtigt. In vielen Fällen ist es eher sinnvoller, hier keine Daten zu definieren und die Felder nicht auszufüllen.

Am Ende können Sie dann eingeben, zu wie vielen Veranstaltungen sich die Studierenden aus dem Set anmelden dürfen.

Vergessen Sie bitte nicht, die Regel abzuspeichern.

Eine weitere neue Möglichkeit besteht darin, Nutzerlisten anzulegen. Nutzerlisten bestehen aus Sonderfällen (konkrete Personen), die in den Anmeldeverfahren gesondert berücksichtigt werden können. So können z.B. Härtefälle derart berücksichtigt werden, dass es eine Bevorzugung einer bestimmten Person in dem konkreten Anmeldeset gibt.

Bitte sprechen Sie uns gezielt an, wenn Sie mit „Nutzerlisten“ arbeiten möchten. Wir geben Ihnen dann Hilfestellungen.

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