Um Ihre E-Mails digital signieren und ggf. verschlüsseln zu können, müssen Sie Ihr persönliches Nutzerzertifikat oder Gruppenzertifikat in Ihrem E-Mail-Client hinterlegen.

Wie Sie dies für Outlook und Thunderbird einrichten, erklären die folgenden Abschnitte.

Anleitung erstellt mit MS Outlook 2019

1. Öffnen sie Outlook und gehen im Menüband auf Datei und anschließend auf Optionen
2. In den Outlook-Optionen wählen Sie links Trust Center und anschließend rechts Einstellungen für das Trust Center
3. Im Trust Center wählen Sie nun links E-Mail-Sicherheit sowie unter Digitale IDs (Zertifikate) den Punkt Importieren/Exportieren
4. Im folgenden Fenster wählen Sie im Feld Importdatei Ihr Zertifikat aus und geben im darunter liegenden Feld das von Ihnen vergebene Kennwort ein und bestätigen Sie die nachfolgende Meldung.
5. Wählen Sie nun unter E-Mail-Sicherheit in der Rubrik Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten den Button Einstellungen… und vergeben Sie einen Namen für die Sicherheitseinstellungen. Der bereits vordefinierte Name kann aber auch verwendet werden. Klicken Sie abschließend im Fenster Sicherheitseinstellungen ändern unten auf OK.
6. Im Trust Center sollten Sie nun noch im Menüpunkt E-Mail-Sicherheit in der Rubrik Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten einen Haken bei Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen setzen. Damit signieren Sie alle von Ihnen automatisch verfassten E-Mails mit Ihrem Zertifikat. Wir raten Ihnen davon ab, auch bei Inhalt und Anlagen für ausgehende Nachrichten verschlüsseln einen Haken zu setzen, da Sie wahrscheinlich nicht von allen Kontakten ein Zertifikat besitzen und das Versenden einer verschlüsselten E-Mail nur möglich ist, wenn Sie das öffentliche Zertifikat aller Empfänger besitzen.
7. Möchten Sie eine E-Mail verschlüsselt versenden, können Sie dies auch beim Verfassen einer E-Mail direkt einstellen (dies gilt ebenfalls für die Signierung der E-Mail). Hierfür gehen Sie bitte in einer neuen E-Mail auf Optionen und Aktivieren die entsprechenden Optionen.

Anleitung erstellt mit Thunderbird 78.7.1

1. Klicken Sie in Mozilla Thunderbird rechts oben in der Menüleiste auf Menü öffnen und anschließend auf Einstellungen
2. Klicken Sie nun in der Zertifikatverwaltung unter Ihre Zertifikate auf Importieren…
3. Wählen Sie hier den Dateipfad zu Ihrem zuvor exportierten Zertifikat und geben Sie die dabei vergebene PIN ein. War der Import erfolgreich, wird Ihnen Ihr Zertifikat unter Ihre Zertifikate angezeigt. Bestätigen Sie mit OK und schließen Sie das Menü Einstellungen
4. Mit Rechtsklick auf Ihr E-Mail-Postfach und der Auswahl von Einstellungen wechseln Sie in die Konten-Einstellungen.
5. Klicken Sie hier in Ihrem E-Mail-Postfach auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Sie können nun zum Signieren und Verschlüsseln jeweils Ihr Zertifikat Auswählen…. Bei Klick auf die Pull-down-Menüs wird Ihnen Ihr importiertes Zertifikat angezeigt, das Sie hier nur noch auswählen müssen.
6. Sie können somit auch per Voreinstellung auswählen, ob jede neue E-Mail standardmäßig signiert und/oder verschlüsselt werden soll. Für die Signierung muss ein Haken bei Nachrichten digital unterschreiben (als Standard) gesetzt werden, für die Verschlüsselung bei Notwendig (Senden nur möglich, wenn alle Empfangenden ein Zertifikat besitzen). Wir empfehlen Ihnen, die Signierung automatisch voreinzustellen, aber die Verschlüsselung per Voreinstellung abzuschalten. Denn das Versenden einer verschlüsselten E-Mail ist nur möglich, wenn Sie alle öffentlichen Zertifikate der empfangenden Personen besitzen (was bei all Ihren Kontakten unwahrscheinlich ist).
7. Wenn Sie eine E-Mail verschlüsselt versenden möchten, können Sie dies auch beim Verfassen einer E-Mail direkt einstellen (dies gilt ebenfalls für die Signierung der E-Mail)